Comment faire préparer ses relances de factures impayées par l’IA

Ce guide s’adresse aux entreprises et aux indépendants qui facturent d’autres professionnels et qui relancent à la main, souvent en retard parce que c’est une tâche désagréable.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• La liste des factures échues : client, numéro, montant, date d’échéance
• Les relances déjà envoyées pour chacune, avec leur date
• Vos conditions de paiement telles qu’elles figurent sur vos factures

La méthode, étape par étape

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   Faites la liste des factures échues

   Exportez-la depuis votre logiciel de facturation ou votre tableur. Pour chaque facture : le client, le numéro, le montant, l’échéance et les relances déjà faites. C’est la seule partie que l’IA ne peut pas deviner : sans ces informations, elle inventerait.

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   Fixez vos niveaux de relance

   Décidez une fois pour toutes ce que contient chaque niveau. Par exemple : la première relance suppose un oubli et reste aimable ; la deuxième rappelle l’échéance dépassée et demande une date de paiement ; la troisième annonce la suite que vous avez décidée. Écrivez-le dans la consigne, l’IA s’y tiendra.

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   Copiez la consigne dans votre assistant

   Collez la consigne ci-dessous dans Claude, ChatGPT, Gemini ou Copilot, puis les informations d’une facture. L’assistant prépare l’objet et le corps de l’e-mail, au niveau qui correspond à l’historique.

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   Relisez avant d’envoyer

   Vérifiez le numéro, le montant, la date et le nom du client. Ajustez le ton si vous connaissez bien le client : une relation de dix ans ne se relance pas comme un nouveau client.

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   Notez la relance

   Inscrivez la date de la relance dans votre liste. C’est ce qui permettra à l’IA de choisir le bon niveau la prochaine fois.

La consigne à copier

Tu es mon assistant de facturation.
Prépare une relance pour la facture impayée ci-dessous.

Ce que je te donne :
[Client, numéro de facture, montant, date d’échéance]
[Relances déjà envoyées et leurs dates, ou « aucune »]

Règles :
- Vouvoie le destinataire, ton cordial et professionnel.
- Première relance : aimable, on suppose un oubli. Relances suivantes : plus fermes, toujours polies.
- Ne mentionne aucune pénalité ni procédure que je n’ai pas indiquée.
- N’invente aucune information absente de ce que je te donne. S’il manque quelque chose, écris [À COMPLÉTER].
- N’envoie rien : présente-moi un brouillon, je valide avant tout envoi.

Format attendu : un objet, puis un e-mail de moins de 120 mots qui rappelle le numéro, le montant et la date d’échéance.

Remplacez les passages entre crochets par vos informations. Pour une version adaptée à votre métier, à votre ton et à votre messagerie : fiche de tâche gratuite.

Les pièges à éviter

• Laisser l’IA mentionner des pénalités ou une procédure : entre professionnels, la loi prévoit des pénalités de retard et une indemnité de recouvrement, mais ne les citez que si elles figurent sur vos factures ou vos conditions, et vérifiez avec votre comptable.
• Relancer une facture déjà payée : mettez votre liste à jour avant chaque série de relances.
• Copier des données de clients dans un assistant sans vérifier ses conditions : regardez ce que votre offre prévoit pour la confidentialité et l’usage des données.

Ce que l’IA ne fait pas

L’IA ne sait pas qui a payé : elle travaille sur la liste que vous lui donnez. Elle ne remplace pas une mise en demeure rédigée par un professionnel du droit, ni votre décision de passer à un recouvrement. Dans tous les cas, l’IA prépare et vous validez.

Pour que ça tourne tout seul

En copier-coller, la méthode marche dès aujourd’hui. Branchée sur vos outils, l’IA peut aussi :

• Repérer chaque matin les factures échues dans votre outil de facturation
• Choisir le niveau de relance selon l’historique
• Déposer les brouillons dans votre messagerie, prêts à valider
• Arrêter les relances dès que le paiement arrive

C’est ce qu’on configure : une tâche à la fois, à prix fixe, sur l’IA que vous avez déjà. Voir la tâche configurée

Questions fréquentes