Ce guide s’adresse aux commerces, aux e-commerçants, aux cabinets et aux entreprises de services qui reçoivent chaque jour des e-mails qui se ressemblent.
Ce qu’il vous faut avant de commencer
- Vos informations de référence : horaires, tarifs publics, conditions, délais, questions fréquentes
- Deux ou trois réponses que vous avez écrites et qui vous ressemblent
- Les cas que vous voulez traiter vous-même (réclamation, remboursement, litige)
La méthode, étape par étape
- 1
Écrivez vos informations de référence
Une page suffit : horaires, tarifs publics, délais, conditions de retour, réponses aux questions fréquentes. C’est la seule source que l’IA doit utiliser. Mettez-la à jour quand quelque chose change.
- 2
Montrez votre ton
Collez deux ou trois de vos réponses passées. L’IA reprend la longueur, la formule de politesse, le vouvoiement ou le tutoiement.
- 3
Listez ce qui vous revient
Réclamations, remboursements, gestes commerciaux, litiges : demandez à l’IA de les signaler « à vérifier » sans y répondre sur le fond.
- 4
Copiez la consigne
Collez la consigne ci-dessous, vos informations de référence et l’e-mail du client. L’assistant prépare l’objet et la réponse.
- 5
Relisez, puis envoyez
Vérifiez que chaque information vient bien de votre page de référence. Envoyez depuis votre messagerie habituelle.
La consigne à copier
Tu es mon assistant pour les e-mails clients. Prépare une réponse à l’e-mail du client ci-dessous. Ce que je te donne : [Collez ici l’e-mail du client] [Collez ici vos informations de référence : horaires, tarifs, conditions] Règles : - Vouvoie le destinataire, ton cordial et professionnel. - Utilise uniquement mes informations de référence. Si la réponse n’y est pas, écris [À COMPLÉTER]. - Si le client se plaint ou demande un remboursement, écris « À VÉRIFIER » en première ligne et ne promets rien. - N’envoie rien : présente-moi un brouillon, je valide avant tout envoi. Format attendu : un objet, puis la réponse, en moins de 150 mots.
Remplacez les passages entre crochets par vos informations. Pour une version adaptée à votre métier, à votre ton et à votre messagerie : fiche de tâche gratuite.
Les pièges à éviter
- Laisser l’IA promettre un délai, un geste ou un remboursement : la règle « ne promets rien » protège votre marge et votre réputation.
- Des informations de référence périmées : l’IA répondra avec l’ancien tarif. Datez votre page et relisez-la chaque mois.
- Coller des données sensibles de clients sans vérifier les conditions de votre assistant sur l’usage des données.
Ce que l’IA ne fait pas
L’IA ne voit pas votre stock, vos commandes ou votre agenda tant qu’elle n’y est pas connectée : en version copier-coller, elle ne connaît que ce que vous lui donnez. Dans tous les cas, l’IA prépare et vous validez.
Pour que ça tourne tout seul
En copier-coller, la méthode marche dès aujourd’hui. Branchée sur vos outils, l’IA peut aussi :
- Lire les nouveaux e-mails dès qu’ils arrivent
- Retrouver seule l’historique du client
- Déposer le brouillon directement dans votre messagerie, prêt à valider
- Charger vos informations de référence une fois pour toutes
C’est ce qu’on configure : une tâche à la fois, à prix fixe, sur l’IA que vous avez déjà. Voir la tâche configurée
Questions fréquentes
L’IA peut-elle répondre directement dans ma messagerie ?
Oui, quand elle y est connectée : la réponse arrive en brouillon dans Gmail ou Outlook, et vous l’envoyez après relecture.
Mes clients sauront-ils que c’est l’IA ?
La réponse part de votre adresse, relue et validée par vous. Si vous souhaitez le dire, on vous aide à le formuler simplement.
Et les e-mails en anglais ou en arabe ?
L’IA répond dans la langue du client. Indiquez-le dans la consigne si vous voulez toujours relire ces réponses avec plus d’attention.