Ce guide s’adresse aux indépendants, consultants, coachs, cabinets et dirigeants qui enchaînent les appels et repoussent les comptes rendus à plus tard.
Ce qu’il vous faut avant de commencer
- Vos notes, même en vrac, ou la transcription de l’appel si votre outil de visio la propose
- La liste des participants
- Le format de compte rendu que vous utilisez déjà, s’il existe
La méthode, étape par étape
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Prenez des notes, ou activez la transcription
Des notes en vrac suffisent. Si vous utilisez la transcription de votre outil de visio, prévenez vos interlocuteurs en début d’appel : c’est la règle de base, et c’est plus simple quand c’est dit.
- 2
Copiez la consigne
Collez la consigne ci-dessous dans votre assistant, puis vos notes et les participants. L’IA prépare trois parties : décisions, actions, points ouverts.
- 3
Vérifiez les actions et les dates
C’est la partie qui compte : qui fait quoi, pour quand. Corrigez un nom ou une date si besoin.
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Envoyez le suivi
L’IA prépare aussi un e-mail de suivi de quelques lignes. Relisez-le et envoyez-le pendant que l’appel est encore frais.
La consigne à copier
Tu es mon assistant. Fais le compte rendu de la réunion à partir des notes ci-dessous. Ce que je te donne : [Collez ici la transcription ou vos notes] [Participants] Règles : - Vouvoie le destinataire, ton cordial et professionnel. - N’ajoute aucune décision qui ne figure pas dans les notes. - Si une action n’a ni responsable ni date, écris [À COMPLÉTER]. - N’envoie rien : présente-moi un brouillon, je valide avant tout envoi. Format attendu : trois parties (Décisions ; Actions : qui, quoi, pour quand ; Points ouverts), puis un e-mail de suivi de six lignes.
Remplacez les passages entre crochets par vos informations. Pour une version adaptée à votre métier, à votre ton et à votre messagerie : fiche de tâche gratuite.
Les pièges à éviter
- Transcrire sans prévenir : informez toujours les participants avant d’activer une transcription.
- Laisser l’IA « compléter » une décision floue : la règle « aucune décision absente des notes » évite les malentendus avec le client.
- Garder les transcriptions indéfiniment : fixez une durée de conservation et supprimez-les ensuite.
Ce que l’IA ne fait pas
L’IA ne peut résumer que ce qui a été noté ou transcrit. Une décision prise à l’oral et non notée n’apparaîtra pas : c’est voulu. Dans tous les cas, l’IA prépare et vous validez.
Pour que ça tourne tout seul
En copier-coller, la méthode marche dès aujourd’hui. Branchée sur vos outils, l’IA peut aussi :
- Récupérer la transcription automatiquement après l’appel
- Déposer le compte rendu dans votre messagerie
- Ajouter les actions à votre agenda ou à votre outil de suivi
C’est ce qu’on configure : une tâche à la fois, à prix fixe, sur l’IA que vous avez déjà. Voir la tâche configurée
Questions fréquentes
Faut-il enregistrer mes appels ?
Non. Vos notes suffisent. La transcription donne un compte rendu plus complet, à condition de prévenir les participants.
Quel assistant IA pour les comptes rendus ?
Claude, ChatGPT, Gemini et Copilot font tous un bon compte rendu avec cette consigne. Certains outils de visio proposent aussi leur propre prise de notes.
Et les actions dans mon agenda ?
En version copier-coller, vous les reportez à la main. Connectée à votre agenda, l’IA peut préparer les rappels, que vous validez.